CLARO Consulting
CLOSE
akutyla@claro-consulting.de

CUP

TWITTER (X) DRIBBBLE LINKEDIN
Zum Hauptinhalt springen

CLARO Consulting

Erstgespräch
Rechnungen und Aufträge
automatisch erfassen

Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsemails automatisch erfassen:
KI-Workflow ohne manuelle Abtipper, 60-80% Zeitersparnis, 99% Genauigkeit. Sofort messbar.

Das Problem

Jede Fachabteilung, jede Buchhaltung läuft in dieselbe Falle: Rechnungen kommen per Email, PDF, Postfach – in unterschiedlichsten Layouts, von hunderten verschiedenen Lieferanten. Ein Sachbearbeiter öffnet die Rechnung, liest die Felder (Rechnungsnummer, Betrag, Datum, Kontierung) und tippt sie manuell in das ERP-System ein. Das kostet täglich Zeit: 3-5 Minuten pro Rechnung × 20-30 Rechnungen pro Tag × 250 Arbeitstage = 250-375 Stunden pro Jahr pro Person. Dazu kommen Fehler, verlegte PDFs, falsch kontierte Beträge und – am teuersten – verpasste Skonto-Rabatte, weil die Verarbeitung zu langsam ist.

Das Finanzteam wurde nicht eingestellt, um Daten abzutippen. Es sollte Strategien entwickeln, nicht Zahlen aus PDFs übertragen. Die teuerste Erkenntnis: Spitzenteams verarbeiten Rechnungen in durchschnittlich 3,1 Tagen. Der Rest braucht 17,4 Tage. Das ist nicht ein Faktor – das ist ein Abgrund.

LEISTUNGEN
Dokumentenerfassung (OCR/Vision Language Models) Intelligente Datenextraktion Regelwerk & Plausibilitätsprüfung Automatische Verbuchung oder Freigabe Human-in-the-Loop Freigabe
BRANCHE
Alle Branchen, DACH Skalierbar von 100 bis 100.000 Rechnungen/Jahr E-Rechnungs-pflicht konform (ZUGFeRD, XRechnung)

Die Technologie: Warum das jetzt funktioniert

Das ist nicht die OCR von vor 10 Jahren. Moderne KI-gestützte Dokumentenverarbeitung liest eine Rechnung wie ein Mensch: Sie versteht, dass die Ziffern nach 'Rechnungsnr.' die Rechnungsreferenz sind – ganz unabhängig davon, wo sie auf der Seite stehen. Sie nutzt Kontext. Unsere Lösung kombiniert zwei Technologien: 1. Vision Language Models (Claude Vision): Extrahiert alle relevanten Felder aus dem Dokument mit 99% Genauigkeit. Das funktioniert auch bei handschriftlichen Notizen, ungewöhnlichen Layouts und internationalen Rechnungen. 2. n8n Workflow-Engine: Überwacht das Postfach kontinuierlich (24/7), extrahiert automatisch, validiert mit Regeln und verbucht im ERP oder sendet zur Freigabe. GoBD-konform – alle Schritte werden protokolliert.

Der Workflow ist intelligent: Nicht 100% Automatisierung (nicht möglich), sondern intelligente Automatisierung, die die menschliche Arbeit auf das Nötigste reduziert. 90-95% der Rechnungen werden automatisch verbucht (die sauberen Fälle). 5-10% gehen zur Freigabe an einen Menschen (die Zweifelfälle). Das ist der entscheidende Punkt – der Mensch trifft die finale Entscheidung.

Die Ergebnisse: Messbar und schnell

Zeitersparnis: In der Praxis berichten Unternehmen von 60–80% Zeitersparnis bei der Belegverarbeitung. Das bedeutet konkret: Ein Sachbearbeiter, der täglich 30 Rechnungen verarbeitet (150 Minuten), braucht mit KI nur noch 30–60 Minuten für die Freigabe von Zweifelfällen. Einsparung: 90–120 Minuten pro Tag = 375–500 Stunden pro Jahr. Der versteckte Gewinn – Skonto-Effekte: Ein Industrieausrüster mit 30.000 Eingangsrechnungen pro Jahr von 1.800 Lieferanten: Bei 27 Prozentpunkten besserer Skonto-Ausnutzung = 145.000€ pro Jahr in zusätzlichem Cashflow durch vermiedene Skonto-Verluste. ROI im Detail (5–10.000 Rechnungen/Jahr): - Zeitersparnis: 1.000 Stunden/Jahr × 30€/Stunde = 30.000€ - Skonto-Effekt: Bei 20% besserer Ausnutzung × 2% Rabatt = 15.000€/Jahr - Fehlerreduktion: Weniger Mahnungskosten, bessere Compliance = 5.000€/Jahr - Gesamtnutzen: 50.000€/Jahr Break-Even: Setup 5.900€ + 12 Monate à 2.400€ = 34.700€. Nutzen im Jahr 1: 50.000€. Gewinn: +15.300€ in Monat 1.

Project
Next Project
View Project

Reporting
Summarizer

BESCHREIBUNG
60% Zeitersparnis bei wöchentlichen Reports durch eine automatisierte Reporting-Pipeline mit Power BI und Azure.
LEISTUNGEN
BRANCHE
Produktion, Mittelstand

Powered by CookieAdmin